Dokumenthantering är avgörande när du använder en iPhone eller iPad. Att ha allt centraliserat för att kunna arbeta är verkligen viktigt. All denna hanteringsprocess kan göras på en iPhone eller iPad med den inbyggda Files-appen som innehåller många relevanta funktioner. I den här artikeln berättar vi alla detaljer om vad som kan göras med den här appen.
Filer, appen för att hantera dina dokument
Applikationen Filer är den som används för att hantera alla dokument som finns lagrade på iPhone eller iPad. Men det är inte bara begränsat till hanteringen av lokala dokument utan är också indikerat för anslutning av alla moln, inklusive det officiella molnet för Apples ekosystem, iCloud Drive. På så sätt kan de delas på ett enkelt sätt och organiseras efter eget tycke. Den sticker också ut framför allt för den koppling den har med alla team i ekosystemet, vilket gör att iPhone och iPad går till Mac eller många andra enheter. På så sätt centraliseras allt med syfte att förbättra personlig och arbetsproduktivitet för att kunna arbeta på ett bekvämt sätt. Även om detta inte är en perfekt applikation, långt ifrån, även om den förbättras lite i taget med större integrationer och verktyg för att kunna ha en mer än tillräcklig och framför allt organiserad hantering.
Dela dokument enkelt
Något som sticker ut i Files är hur lätt det kan vara att dela vilken typ av dokument som helst med andra. Men det är inte bara begränsat till separata filer utan det kan också användas för att arbeta i samma mapp. Detta är något som är internaliserat i Apples moln, iCloud Drive, och som även kan ses i många andra molntjänster som Googles. Med enkel iCloud Mail kan du dela mappar fulla av dokument och den andra personen kommer också att se dem i sin Filer-app. På så sätt är det mer än bekvämt att arbeta på iPhone eller iPad med denna applikation i vardagen.
Även om det inte bara är begränsat till användare som är inom ekosystemet. Detta uppnås genom att generera en länk som kan skickas till alla som inte har en iPhone eller iPad så att de kan ha det dokumentet i sin ägo. Det är sant att du inte kan dela en mapp för att kunna redigera dokumenten i den, men du kan tillåta att de laddas ner.
Anslut alla dina moln på ett ställe
I Filer, som vi tidigare har kommenterat, är de inte begränsade till att bara hantera iCloud Drive-filer. Du kan också synkronisera Google Drive och till och med Outlook. Allt detta uppnås genom de konton som du har länkat till din iPhone som upptäcks automatiskt. Helt enkelt inom applikationen måste du aktivera den så att du har tillgång till molntjänster. Detta är något riktigt viktigt för att kunna ladda ner filerna och manipulera dem eller till och med exportera dem till enhetens interna lagring för att kunna arbeta med dem.
Till detta kommer även möjligheten att ansluta till olika servrar. På så sätt kan du komma åt till exempel företagsservrar där intern data lagras och du kan till exempel komma åt en NAS. Detta gör det mycket bekvämare att komma åt all data du har lagrat var som helst. På så sätt förenklas användningen av olika applikationer avsevärt genom att ha allt koncentrerat i en enda.
Organisera alla dina filer bekvämt
Skapa mappar och ange vad du vill
För att organisera alla dina filer låter programmet dig skapa mappar på ett mycket enkelt sätt. När du introducerar filer blir det självklart komplicerat att skicka dem, men du kan alltid välja de olika alternativen som finns, som att byta namn eller få information. På detta sätt kan du när som helst redigera informationen i mappen. Namnet är viktigt eftersom du i iPhones sökmotor kan söka efter den här mappen när som helst för att snabbt komma åt den. Detsamma gäller för en specifik fil som kan bytas om genom att helt enkelt hålla ned objektet för att få upp rullgardinsmenyn.
Bland dessa alternativ finns, förutom att kunna byta namn på en mapp eller fil, även många andra alternativ. Bland dessa utmärker sig till exempel möjligheten att duplicera den, flytta den, öppna snabbvyn eller komprimera den. Den sista är ganska viktig eftersom du kommer att kunna skicka vilken mapp eller fil som helst som väger tillräckligt mycket MB i en .zip-fil för att underlätta sändning via e-post eller på annat elektroniskt sätt. På ett extra sätt, hur kunde det vara annorlunda, kan du också utföra dekomprimeringen i själva Files-applikationen.
Organisation i etiketter
För att ha allt organiserat och hitta det snabbt kan både dokument och mappar märkas. Till exempel, om en serie filer uteslutande är fakturor, kan de kategoriseras på detta sätt för att gruppera dem alla under samma etikett. Dessa är obegränsade och kan även klassificeras efter olika helt anpassningsbara färger. På detta sätt finns det på huvudskärmen Filer en sektion som är dedikerad till alla etiketter som du har konfigurerat som standard. Genom att klicka på den kan du komma åt alla dokument eller mappar som du har märkt på detta sätt. Utan tvekan är det ett av de bästa möjliga sätten att kunna ha allt organiserat. Detta uppnås helt enkelt genom att öppna rullgardinsmenyn som vi tidigare har kommenterat för att klicka på avsnittet 'etiketter' för att klassificera det.
Skanna omedelbart och spara det i filer
Ibland kan det vara svårt att spara ett fysiskt dokument i appen Filer. Du måste använda en annan extern applikation men Files har en inbyggd native scanner. I det ögonblick du trycker på den öppnas kameran för att fånga det specifika dokumentet och det kommer automatiskt att arkiveras i applikationen, vara tillgängligt i den mapp du vill ha, alltid till ditt förfogande.
integrerad editor
Filer-appen har en liten inbyggd editor som låter dig utföra olika uppgifter på ett enkelt sätt. Även om det inte tillåter dig att ändra texten på plats, måste du tillgripa andra applikationer, är det möjligt att göra olika anteckningar. När du kommer åt en specifik fil, till exempel en PDF, ser du en liten penna uppe till höger. Genom att klicka på den kommer du till annoteringsläget för att kunna markera en specifik del eller göra olika sätt att indikera en del av texten. När det sparas kommer dokumentet att ändras med alla dessa ändringar. Syftet med detta är att skicka det med dessa kommentarer så att personen som tar emot det kan se allt du vill sända.
Intern lagringshantering
Som vi tidigare har nämnt är applikationen Filer inte begränsad till bara de filer som finns i molnet. Du kan också hantera all information som finns i det interna minnet på iPad eller iPhone. Dessa fall är mycket viktiga eftersom ingen typ av internetuppkoppling krävs för att kunna fungera, perfekt för många situationer. Data kan snabbt exporteras från molnet till denna lagring. Dessutom bör det också noteras att alla nedladdningar du gör i Safari sparas i detta interna minne. På så sätt är tillgången helt säkerställd.
